Tuntuuko sustakin, että aika töissä ei mitenkään "riitä kaikkeen"? Että kappas, siellä on taas alkuviikolle neljä palaveria j...

Karsi aikasyöpöt - kolmen kohdan ohjelma

15.9.19 Satu Kommentteja: 2

Tuntuuko sustakin, että aika töissä ei mitenkään "riitä kaikkeen"?



Että kappas, siellä on taas alkuviikolle neljä palaveria joissa pitää käydä näyttäytymässä (mutta kukaan ei oikein tiedä miksi), tukku cc-sähköpostiviestejä (joiden lähettäjäkään ei välttämättä tiedä, miksi viesti tulee MYÖS sinulle), asioistaan epävarmojen ihmisten lähettämiä FYI-pikaviestejä (kaikilla työasioilla ei tarvitse kuormittaa kaikkia, mutta tätä on joskus vaikea ymmärtää), matkalaskuselvityspyyntöjä ja kuuman pallon heittelyä ihmiseltä toiselle, joista kukaan ei suostu ottamaan koppia vaan jatkaa mieluummin ilmassa heittelyä kuormittaen kaikkia pelin keskelle joutuneita.

Ja tuota listaahan voisi jatkaa seuraavan vuosisadan puolelle.

Etenkin verkostomaisessa tietotyössä sälää helposti kasaantuu sälän päälle. Huomaan itse oman työni arjessa sen, että jos en ole jatkuvasti haukkana priorisoimassa omia asioitani, homma levähtää käsiin ja työpäivät venyvät infernaalisiin mittoihin, vaikka se rahaa tuovan työn määrä ei lisääntyisi lainkaan.

Olen noudattanut tällaista kolmen kohdan aikasyöppöjen muusausohjelmaa ja se todella toimii. Yritykseni liikevaihto on triplaantunut neljän vuoden aikana, vaikka en ole lainkaan kasvattanut työtuntien määrää. Päinvastoin: nykyään nukun pidempiä yöunia, minulla on säännöllinen harrastus ja silloin tällöin pidän myös ihan tavallisia vapaapäiviä ja lomia.

Lue toki myös tämä juttu, jossa mietin oppimiani "yksinkertaisia asioita" työelämästä:
Työelämän yksinkertaisten asioiden lista



Luin taannoin erästä kirjoittamaani artikkelia varten tutkimuksen (Harvard Business Review) johtajien ja itse omaa aikaansa hallinnoivien (freelancerit, tietotyöläiset, esimiesasemassa olevat) ajankäytöstä. Tutkimuksen mukaan noin 40 prosenttia kaikesta työajasta menee turhiin asioihin eli sellaisten asioiden tekemiseen, joista ei ole mitään hyötyä tai jotka eivät edistä yhtään mitään asiaa.

Siis melkein puolet! Hu-huu.

Tutkimuksessa esiteltiin kolmen kohdan metodi karsia omista töistä turhaa ryönää pois. Olen itse käyttänyt tätä keinoa ja suositellut sitä myös muille. Se on osoittautunut todella tehokkaaksi jätemyllyksi. Disclaimerina: tämä jätemylly toimii vain, jos sinulla on edes vähän valtaa vaikuttaa ajankäyttöön työpaikallasi ja työtehtäviesi sisältöön. Toisaalta tämän mallin avulla voi vääntää omalle esimiehelle rautalangasta, miksi jotkut asiat on alettava tehdä toisin.

Käytä aikasi töissä paremmin - kolmen siilon jätemylly


Tee lista kaikista niistä asioista, jotka mielestäsi sinun työssäsi ovat turhia. Tee lista täysin "lonkalta". Älä liikaa mieti tai analysoi vaan listaa kaikki ne pienetkin töissä eteen tulevat tehtävät, jotka tuntuvat sinusta täysin turhilta työnkuvassasi. Esimerkki: Jos työsi on edistää yrityksen myyntiä ja olet myyntihommissa hyvä, henkilöstölle menevän jokaviikkoisen uutiskirjeen kommentoinnin ei tarvitse kuulua työnkuvaasi.  Ellei sitten uutiskirjeessä esitellä uutta myynnin työkalua, jonka hienouksista sinä tiedät yhtiössä kaikkein parhaiten.

Jaa sen jälkeen nuo listalla olevat asiat kolmeen ryhmään: lopetettavat, delegoitavat ja ulkoistettavat. Laita jokainen sinun näkökulmastasi turha työtehtävä yhteen näistä ryhmistä. Jokainen tehtävä pitää laittaa johonkin näistä ryhmistä eli ei jätetä mitään löysiä häntää roikkumaan minnekään.

Lopetettavat asiat ovat sellaisia, joita ei yksinkertaisesti tarvitse tehdä ollenkaan. Ei sinun eikä kenenkään muun. Itselleni tällaisia työtehtäviä ovat esimerkiksi kutsut seminaareihin tai palavereihin, joissa en näe mitään oman työni kannalta järkevää kulmaa. Niistä pois jättäytyminen ei maksa minulle mitään enkä häviä mitään siitä, että jätän menemättä. On monia tilanteita, joissa pärjätään aivan mainiosti ilman minun läsnäoloani.



Delegoitavat ovat sellaisia tehtäviä, jotka on pakko tehdä mutta jotka joku muu kuin sinä voit tehdä.  Esimerkki omasta elämästäni. Saan järkälemäisen määrän Islannin-matkailuun liittyviä kysymyksiä ihmisiltä. Niitä tulee päivittäin erilaisista kanavista kymmeniä. Jos kyse on maksavan asiakkaan kysymyksistä, vastaan niihin tottakai. Sehän kuuluu työhöni. Jos ne ovat ilmaisia vinkkejä pyytäviltä ei-asiakkailta, en koskaan jätä vastaamatta, mutta en anna niihin sisältöä esimerkiksi henkilökohtaisesti sähköpostilla, koska siihen menee paljon aikaa. Delegoin kyselijät sellaisten sisältöjen pariin, joita olen jo luonut. Useimmiten on helpointa ohjata digi-sisältöihin: Tripsterin verkkomatkaoppaaseen, Tripsterin matkailuapplikaatioon karttoineen tai tämä henkilökohtaisen blogini sisältöihin.

Ulkoistettavat tehtävät ovat sellaisia, jotka ovat oman työn kannalta relevantteja ja joita ei voi delegoida eteenpäin, joko siksi että itsellä ei ole alaisia tai siksi, että yrityksessä kenelläkään muulla ei ole aikaa tai osaamista keskittyä niihin. Tällaiset asiat pitää  siis ostaa toisilta rahalla. Omassa työssäni olen esimerkiksi ulkoistanut kaikki käännöstöihin liittyvät projektit, kaiken kirjanpidon ja lainopillisen neuvonnan sekä visuaaliseen suunnitteluun liittyvät asiat. Jos joku asiakas haluaisi vaikkapa ostaa minulta hyvän esitteen oman yrityksensä tuotteelle, minä osaan konseptoida ja tuottaa sisällön ja projektimanageerata, mutta visuaalisen ilmeen ulkoistan ostamalla sen joltakin tuntemaltani graafikolta.



Siilotuksen jälkeen laita jätemylly päälle. Unohda ne kaikki tiputettavat asiat. Sen jälkeen keskustele esimiehesi tai työkavereidesi kanssa, jos tarvitset heiltä hyväksynnän toimillesi. (Minä en tarvitse, koska maksan palkkani itse ja olen yritykseni ainoa työntekijä, mutta useamman ihmisen työpaikoilla muutoksista pitää tottakai sopia yhdessä muiden kanssa.) Sen jälkeen delegoi rohkeasti asioita eteenpäin ja ulkoista tarvittavat asiat hyville yhteistyökumppaneille. Äläkä siinä kohtaa enää mikromanageeraa, vaan anna muiden hoitaa sovitut hommat ja sinä voit keskittyä juuri niihin asioihin, jotka ovat sinun oman osaamisesi ydintä.

Sitten vaan lihamylly jauhamaan!

Lue toki myös tämä juttu, jossa pohdin, mitä tehdä kun yrittäjää kohtaa kuiva kausi ja töitä ei ole:
Mitä tehdä, kun yrittäjällä ei riitä asiakkaita?

Kuvat: Björgvin Hilmarsson

2 kommenttia:

  1. Vaikuttaa hyvältä metodilta, täytyypä kokeilla! Yritin etsiä tuota lukemaasi tutkimusta, mutta en löytänyt. Voisitko linkata tai kertoa tutkimuksen nimen?

    VastaaPoista
  2. Aamen tälle! Kuvasit tuossa ekassa kappaleessa about kaiken sen, mikä mua työelämässä eniten ketuttaa. :D Tämä metodi kuulostaa erittäin kokeilunarvoiselta. Kiitos Satu!

    VastaaPoista

Mitä tuumaat?